No cenário trabalhista, o sistema denominado E-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) estabeleceu uma conexão entre as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Através deste sistema, os empregadores devem comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, cumprimento das obrigações relacionadas à segurança e medicina do trabalho, rescisões, informações sobre o FGTS, dentre outras. A transmissão eletrônica dos dados visou simplificar a prestação das informações referentes às obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. E, de outro lado, passou a permitir que o Governo, através do sistema, fiscalize as empresas que não estejam cumprindo com as obrigações ou que estejam fornecendo informações contraditórias.
Esse novo contexto, em um curto prazo, levará à redefinição da postura das empresas no âmbito trabalhista. Apesar da implementação do E-Social estar sendo feita por etapas, o sistema contemplará todas as empresas.
Diante disso, quais providências deverão ser tomadas?
Será necessária a adoção de medidas preventivas de incidentes no ambiente de trabalho, com efetiva aplicação das normas vigentes no ordenamento jurídico. É preciso ter em mente que as brechas que permitiam o descumprimento das obrigações poderão ser visualizadas pelo próprio sistema em tempo real, gerando autuações e aplicação de multas. Além disso, a multa aplicada não isenta o empregador do cumprimento da obrigação, por isso o caminho será evitar a autuação.
E como essas medidas preventivas poderão ser definidas?
Será necessário, além do conhecimento das exigências legais, a definição de diretriz, de políticas e de normas nas empresas. Para isso, independentemente do tamanho da empresa, a rotina trabalhista precisará ser sistematizada e deverá haver harmonia entre as ações relacionadas ao departamento pessoal, RH, financeiro, contabilidade e jurídico.
A iniciativa de adotar as medidas preventivas deve partir da alta administração das empresas.
O papel do advogado especializado em Compliance Trabalhista, profissional capaz de atuar auxiliando as empresas a definirem a estratégia organizacional e a delimitarem as exigências legais, será indispensável.
O que é exatamente o Compliance Trabalhista?
O Compliance nas relações de trabalho consiste na implementação de uma cultura de adequação da rotina trabalhista da empresa com as normas legais, convencionais e regulamentares. Envolve o gerenciamento dos procedimentos praticados pela empresa, visando prevenir, detectar e eliminar riscos e incentivando as boas práticas.
Uma das principais ferramentas dentro de um programa de Compliance efetivo é o Risk Assesstment, que estabelece uma análise periódica dos riscos dentro do programa de Compliance, objetivando, de maneira permanente e cíclica, prevenir, detectar e mitigar os riscos.
Outras ferramentas eficazes dentro do programa de Compliance Trabalhista são o trabalho consultivo, os treinamentos, as palestras, o estabelecimento de regulamento interno trabalhista, a criação de um código de condutas e ética pela empresa, o estabelecimento de política de advertências, de avaliações de desempenho e de canais de denúncia.
Tudo isso, dentro de um Programa de Integridade sério, com comprometimento da alta administração com as boas práticas, coloca a empresa em efetivo Compliance, minimizando os riscos de judicialização e de passivos trabalhistas, proporcionando a perenidade dos negócios e a boa reputação da organização.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP) apresenta também uma nova ferramenta de Compliance aplicável às relações de trabalho, consistente no relatório de impacto à proteção de dados pessoais. A LGPD estabelece o dever do empregador no tratamento dos dados pessoais e dos dados pessoais sensíveis dos empregados, com observância à boa-fé e seus princípios, dentre eles o da não discriminação, o que há de ser respeitado durante toda a relação trabalhista, do processo seletivo à rescisão contratual.
Nesta seara de exigências, um bom programa de Compliance, integrado à governança corporativa, evitará também autuações decorrentes da Lei Geral de Proteção de Dados, cujo descumprimento poderá acarretar multas de até cinquenta milhões de reais.
Além do mais, no atual momento emergencial provocado pelo Covid, um efetivo programa de Compliance auxiliará as empresas no monitoramento das medidas adotadas em decorrência dos programas emergenciais para enfrentamento do estado de calamidade pública, no gerenciamento de riscos no teletrabalho, na proteção de dados no trabalho em home-office, no controle das medidas necessárias para tutelar o meio ambiente de trabalho, reduzindo riscos de contágio e protegendo a vida dos empregados.
Enfim, conclui-se que um programa de Compliance Trabalhista eficaz é capaz de transformar uma organização, fazendo-a alcançar visibilidade positiva com seus empregados, clientes e terceiros, conquistar credibilidade, crescimento e mais investimentos, trazendo como consequência uma mudança de patamar e a preparando para os novos tempos.
